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Ordnungssystem macht die Runde: L.O.S. bei Tagung des KBM

L.O.S. Dienstleistungs GmbH stellte ihr Ordnungssystem auf der Tagung des Kuratoriums der Bayerischen Maschinenringe vor / Professionelle Dokumentenablage für Landwirte hilft effizienter zu arbeiten und Zeit zu sparen

Verden, 31. März 2014. Landwirte sind oft nicht nur bauernschlau, sondern auch clever und fortschrittlich. Immer mehr schließen sich zusammen, um ihre Maschinen überbetrieblich zu teilen. Das erhöht die Auslastung der einzelnen Gerätschaften und erspart den Nutzern das Risiko unrentabler Investitionen. Organisiert wird so eine Gemeinschaft zum Beispiel von Verbänden wie dem Kuratorium Bayerischer Maschinenringe. Das KBM kümmert sich für seine Mitglieder zudem darum, auch andere Arbeitsabläufe zu verbessern. Denn: Während die landwirtschaftlichen Handgriffe zumeist perfekt sitzen und das Optimierungspotenzial durch Technik ausgeschöpft ist, scheitert es anderer Orts. „So verlieren zum Beispiel zahlreiche Landwirte wertvolle Zeit bei der Dokumentenablage, weil die bürokratischen Anforderungen stetig zunehmen“, sagt Henning Meyer, Geschäftsführer der L.O.S. Dienstleistungs GmbH & Co. KG. Mit seinem Unternehmen will er dies ändern. „Wir waren daher sehr erfreut, unser Ordnungssystem auf der Tagung des KBM vorstellen zu dürfen. Es zeigt eine Methode, wie Landwirte, ihre Mitarbeiter, Helfer oder Büropartner effizienter arbeiten können.“


Das KBM tagte vom 25. bis 26. März in Adelsried. Ziel war es, den 72 unter dem Dachverband organisierten Maschinenringen und deren Beratern, neuartige Konzepte vorzustellen, die ihnen dabei helfen eine weiterhin gute Kundenbindung zu gewährleisten und effektiver zu werden. Ein solches Konzept ist nach Angaben des KBM-Geschäftsführers Georg Thalhammer das Ordnungssystem der L.O.S. Dienstleistungs GmbH. Der Strukturprofi hat eine Ablageorganisation entwickelt, die das zeitaufwendige Sortieren von Unterlagen merklich entstresst. Dadurch werden nicht nur wichtige Anträge oder Dokumente zügig abgeheftet und gefunden. Hauptsächlich gewinnen Landwirte mehr Zeit für ihr Kerngeschäft: die Landwirtschaft.


Der Dienstleister nutzt für sein System die bewährte Logik des HBDI-Modells und hat daher ein Exklusivitätsrecht mit dem HBDI-Institut in Weilheim für dessen Farbgebung vereinbart. So kategorisiert die Ablage die unterschiedlichen Dokumente nach vier Denkgruppen und legt sie einheitlich nach Farbschema, Registerübersicht sowie Aufbau ab: Die blaue Gruppe fasst Zahlen, Daten, Technik und Recht zusammen, während die grüne Gruppe Unterlagen zu Produktion, Dokumentation sowie Verwaltung enthält. In der roten Gruppe sind persönliche, emotionale und empathische Dokumente abgelegt. Die gelbe Gruppe beinhaltet schließlich alle Dokumente, die im Rahmen der Zukunft, Strategie und neuer Projekte anfallen. Auf diese Weise findet sich jeder Landwirt unproblematisch und leicht verständlich darin zurecht. Zudem ermöglicht die immer gleiche Ablage auch den Mitarbeitern, Helfern oder Büropartnern die Büroarbeit unkompliziert und reibungslos zu unterstützen.


Henning Meyer hat indes seine eigene Erklärung parat: „Unser Ordnungssystem ist wie ein Kleiderschrank für Dokumente: In jedem Kleiderschrank haben Socken, Pullover oder Hemden einen festen Platz. Egal welches Modell oder welche Größe, findet man sich einmal in einem Kleiderschrank zurecht, gelingt es auch bei allen anderen. Jedoch sortieren im übertragenen Sinne manche Landwirte ihre dicken Socken zu den Pullovern und den Winterjacken, weil sie das Gesamtpaket im kommenden Dezember anziehen wollen. Wir übersetzen also das leichte, optische System des Kleiderschranks verständlich auf die Büroablage. Mit unserer Hilfe wird deutlich, warum beispielsweise Lieferscheine nicht zu den Unterlagen für Qualitätssicherung gehören, obwohl man beide bei einer Prüfung vorlegen muss.“